Hvordan lære opp ansatte?

Vi ser stadig tilfeller der opplæring blir undervurdert både i kostnads- og tidsbudsjetter. De som faktisk har et fokus på opplæring gjennomfører den ofte på en suboptimal måte som gjør at den i flere tilfeller er bortkastet. Så hvordan kan du best lære opp dine ansatte?

Experiment, fail, learn, repeat

Mange SMBer har en IT-avdeling eller IT-ansvarlig som “bare fikser” alle IT-relaterte problemer ansatte måtte ha. Dette gjør at de ansatte “må” ha hjelp når problemet oppstår istedenfor å løse det selv. Økt opplæring fører til økt selvhjelp. Dette resulterer i at IT-avdelingen kan bruke sin tid på å forbedre ITen istedenfor å feilsøke for og bistå ansatte.

Demonstrasjon er ikke forankring

På samme måte som at IT-avdelingen løser et problem, vil ikke en demonstrasjon av hvordan en programvare skal brukes eller en prosess gjøres gjøre at den ansatte lærer seg bruken og fremgangsmåten. Alle har sin måte å jobbe på, og det skal mer til enn en demonstrasjon for at mennesker endrer hvordan de gjør ting. Dersom de er usikre eller ikke forstår hvordan noe skal gjøres, faller de ofte tilbake til gamle rutiner. Det krever innsats både fra leder og ansatte for å forankre nye løsninger og måter å jobbe på.

Opplæring er ikke et maraton

Vi erfarer at det trengs flere runder opplæring og implementering for å endre måten mennesker jobber på. Tidsperspektivet er også viktig. Det må være en viss periode mellom hver seanse for at deltakerne skal kunne bearbeide og implementere det de har lært. Det holder ikke med to fulle dager hvor man lærer “alt” og forventer at de ansatte endrer måten de jobber på.

Opplæring må sees på som flere sprinter, ikke et maraton. For å forankre et endret bruksmønster må opplæringen bestå av flere, kortere, seanser. En god løsning er å ha en fast time i uken med opplæring og fokus på å implementere endringen i løpet av den følgende uken. Lær og implementer, lær og implementer og så videre.

Strategisk fokus i opplæring

For at den tiden dere setter av til opplæring ikke skal være bortkastet må det være en plan og et strategisk fokus bak opplæringen. Strategien burde tydeliggjøre tre til fem fokusområder som vil ha en positiv effekt på de ansatte. Opplæringen burde deretter fokusere på denne kunnskapen og kompetansen. Uten en strategi kan det fort bli opplæring for opplæringens skyld.

Videre må ansatte som deltar på opplæringen være de som faktisk har nytte av den. Hvis deltakerne ikke har behov for opplæringen burde de ikke være tilstede, da de ikke vil ha tilstrekkelig interesse til å ta til seg læringen.

Til slutt må opplæringen være interessant og verdifull for de ansatte. Stoffet som gås gjennom må være relevant for de neste 6 månedene, ikke de neste 3 årene.

In-house eller outsource opplæring?

Å gjennomføre og skape verdi med opplæring ved å bruke interne ressurser er ofte det beste. Dette sparer penger og samkjører bedriften, men vi erfarer ofte at verken kunnskapen eller opplæringskompetansen er på plass i SMBer. Uten dette vil ikke opplæringen ha ønsket effekt, og det burde blitt investert i en ekstern partner istedenfor.

Før dere velger å gjøre det “in-house” eller “outsource” må dere tenke på om dere har:

  • Opplæringskompetansen?
  • En klar strategi for opplæringen?
  • Kunnskapen? Både fagkunnskap og teknisk kunnskap
  • Unøytrale meninger som legger føringer for opplæringen?

Til slutte må dere spørre dere selv: Vil opplæringen endre måten vi gjør ting på?

Investerer dere nok i opplæring?