Skylagring og fildeling

De fleste prosjekter og arbeidsoppgaver som gjennomføres fra uke til uke i en mindre bedrift krever en eller annen form for samarbeid før den er ferdig. En god skyløsning med effektiv filstruktur gjør intern deling og samarbeid med dokumenter mulig.

En til en i bedrift

Dette kjennetegner en god skyløsning:

Et online arkiv for hele bedriften

Alle relevante filer samles ett sted

Arkivet må være kryptert og sikret med gode passord og andre midler som motvirker hacking og datatap

Alle dokumenter er tilgjengelig overalt, på alle enheter

Dersom dere i dag ikke har disse mulighetene for deling og samarbeid i bedriften tyder det på et fragmentert og utdatert arkivsystem. Filer som egentlig burde ligget sentralisert der bedriften har kontroll ligger lagret på forskjellige datamaskiner, i private skyer og som vedlegg i mail. Det er strategisk viktig for bedriften å “eie” dataen hvis en ansatt slutter eller data går tapt.

Der disse utfordringene er tilstede, svekkes effektiviteten og koordineringsevnen til et selskap. Det merkes ofte spesielt når bedriften vokser eller behovet for fildeling endrer seg. Det er lurt å være tidlig ute!

Da kan en eller annen form for skylagring være løsningen for dere, slik at dere enklere kan samarbeide og skalere for vekst i selskapet.

iCloud

Men hva er egentlig denne skyen?

Skyen er en lagringsenhet som er tilgjengelig overalt, så lenge du har internett. Lagringsenheten har programvare som styrer hvordan du får tilgang til skyen, og hvor enkelt det er for uvedkommende å bryte seg inn. Når du betaler for et slikt system betaler du for muligheten til å sentralisere alle dokumenter i bedriften, sette ulike tilgangsnivåer på informasjonen som ligger der og derfor effektivisere arbeidsmåtene i din bedrift.

Hvilken sky skal jeg velge?

Det finnes mange alternative skyer, alt ettersom hvilken funksjonalitet du ønsker. Enhver prosess med Eplehjelp starter med en digital analyse der vi finner deres egentlige behov, jobber med forretningsprosesser og velger løsningen som passer dere best. Dette er de tre beste skyløsningene for små bedrifter:

Dropbox

1. Dropbox

Dropbox var det første selskapet som var ute med den type skybasert fildeling som er vanlig i dag. Derfor har de fleste i en eller annen sammenheng hørt om dropbox og tatt det i bruk. Dropbox tilbyr kun enkel og forståelig fildeling og online samarbeid på alle dokumenter gjennom Word, PowerPoint og Excel online.

G Suite og Drive

2. G Suite og Google Drive

G Suite er samhandlingsplattformen til Google, og inneholder en moderne e-post løsning, web-basert office programvare og fildeling med Google Drive. Google Drive er en enkel fildelingstjeneste, med utvidet online funksjonalitet for å redigere dokumenter. Les mer om G Suite og Google i bedrifter her: G Suite for bedrifter - Eplehjelp

Sharepoint og OneDrive

Sharepoint og OneDrive

Sharepoint og OneDrive er den mest avanserte løsningen for små og mellomstore bedrifter der ute. Den kommer sammen med Office 365, og inneholder dokumentredigering gjennom Office Online. Sharepoint inneholder i tillegg journalføring og versjonshåndtering av dokumenter for bedrifter som har behov for dette.

Risiko med skylagring

Å lagre alle selskapets filer i en sky gjør at filer i praksis lagres utenfor bedriftens kontroll. Hovedarkivet flyttes til en ekstern server, og alt som ligger på selskapets datamaskiner ligger som en lokal kopi. Om en ansatt sletter en fil ved en feiltagelse eller en annen ekstern hendelse skjer med serveren kan dette være uerstattelig. Derfor anbefaler Eplehjelp alltid å ha en sikkerhetskopi av alle filer, som kontinuerlig kopierer over data som flyttes inn og ut av skyen. På denne måten kan man hente opp dokumenter fra en lokal kopi om noe skulle skje.

Hva kreves for å komme i gang med skylagring og fildeling i bedriften?

For det første må bedriften kartlegge behovet for samhandling, og hvilken funksjonalitet som er hensiktsmessig å investere i. Når dette er bestemt går man for for skyløsningen som passer best, og lager en fremdriftsplan.

Eplehjelp bistår i hele prosessen. Vi starter med kartlegging av behov, jobber tett med dere og utformer alternativer, lager et forslag til fremdriftsplan og sørger for gjennomføring av prosjektet. En slik prosess inkluderer alltid opplæring og oppfølging, slik at alle blir komfortable med å ta i bruk fildelingen. Det er jo tross alt ikke noe poeng med fantastisk skylagring hvis ikke man bruker det riktig.

Vil du ha gode råd eller snakke om aktuelle løsninger? Fyll ut kontaktskjema så tar vi en prat!

Super fornøyd med all hjelp jeg har fått fra dere. Dere er alltid hyggelig, gir veldig god service og kommer kjapt på banen. Jeg vet ikke hva jeg skulle gjort uten deres hjelp – anbefaler Eplehjelp på det varmeste!

Charlotte Nagelgaard

Charlotte Nagelgaard

Daglig leder, Endringsportalen AS

Eplehjelp Bedrift er et konsulentselskap som hjelper Apple-baserte bedrifter med å få en enklere IT hverdag.

Vi ser på IT og teknologi som kilde til verdiskapning i bedriften, ved å jobbe helhetlig med opplæring, digitalisering og IT-drift. Dette skaper konkurransefortrinn for bedriften på sikt.

Har du spørsmål angående dette?