Samhandling og programvare

Hva er egentlig samhandling i bedriftssammenheng? Samhandling handler om å bruke moderne løsninger for å effektivisere behovet for kommunikasjon og koordinering internt og eksternt i bedriften.

Samhandling i bedrift

Dette er de viktigste samhandlingssystemene:

Intern og ekstern kommunikasjon (e-post, kalender og chat)

Oppgavebehandling, koordinering og prosjektstyring

Fil- og dokumentdeling

I praksis snakker vi om hvordan informasjon gjøres tilgjengelig i bedriften, slik at ansatte ikke er avhengige av å sitte ved siden av hverandre for å få gjort jobben sin. I løpet av de siste årene har vi hjulpet de fleste av våre kunder med samhandling.

Dette er problemene som går igjen:

Utdaterte systemer som er trege og lite intuitive

Uklare rutiner - hvilket program brukes til hva

Systemer som ikke fungerer på mobil

Dårlig opplæring og kunnskap om bruk

Hvordan kan jeg lykkes med samhandling i min bedrift?

For å lykkes med samhandling i din bedrift må dere ha moderne samhandlingssystemer og gode rutiner. I tillegg er det viktig at alle ansatte får god opplæring, slik at alle kommer i gang og bruker de nye systemene. For å lykkes trengs et sett med flere systemer, for kommunikasjon, fildeling og prosjektstyring.

Slack

Kommunikasjon

Alle bedrifter er avhengige av å kommunisere på effektive måter, både internt og eksternt. Ofte er dette separate systemer, med e-post som brukes eksternt og chat / meldingssystem som brukes internt. For informasjon angående gode mailsystemer se her.

For internkommunikasjon anbefaler vi ofte Slack. Dette er et chat-basert program som integreres med alle deres systemer. Slack flytter hele selskapets kommunikasjon til en plattform, hvor alle samtaler og emner er organisert og tilgjengelige. Slack finnes både til Mac, PC og Mobil, og er derfor tilgjengelig på alle enheter. Slack integreres også med Google Hangouts for videosamtaler.

Slack

Prosjektstyring

Alle bedrifter gjennomfører prosjekter. En viktig del av samhandlingen er derfor et moderne verktøy som holder styr på status, enkeltoppgaver og delegeringer innenfor forskjellige prosjekter. For prosjektstyring anbefaler Eplehjelp ofte Asana. Asana er et enkelt verktøy som gir deg prosjektoppgaver fordelt per person, tidslinje og måloppnåelse/status per prosjekt. Asana integreres med Slack og G Suite.

Slack

Koordinering og oppgavebehandling

I en bedrift er det alltid mange oppgaver som skal gjøres for at hjulene går rundt. De fleste er derfor avhengig av en oversikt over sine oppgaver på kort og lengre sikt for å få gjort det de skal. En ting er å holde oversikt på sine egne oppgaver, men en helt annen ting er å holde oversikt på andres oppgaver, og fordele oppgaver på ansatte ved behov. Trello er et slikt system, som lar deg fordele og samarbeide om viktige oppgaver. I tillegg til dette får du god oversikt over dine egne to-do lister.

Slack

Dokument- og fildeling

Et annet viktig aspekt med samhandlingen er å kunne samarbeide på filer, enten i samme mappe eller samtidig jobbe på et dokument. For å kunne gjøre dette trenger dere et skybasert arkivsystem som gir tilgang til bedriftens dokumenter, samt programvare for samarbeid. Google Drive, Dropbox og Sharepoint er eksempler på løsninger som lar deg gjøre nettopp dette, som du kan lese mer om her.

Hjelp til samhandling i din bedrift?

I denne enkle oversikten over samhandlingsløsninger har vi kun gitt en kort introduksjon over hvilke systemer og løsninger som bør være på plass for å sikre god samhandling. I denne verdenen er det et stort arsenal av løsninger, avhengig av behov og ønsket funksjonalitet. Dette fører til at det blir vanskelig å vite hvilke løsninger som passer til spesifikke behov.

Ta kontakt nedenfor for en prat og hjelp med samhandling og effektivisering i din bedrift!

Super fornøyd med all hjelp jeg har fått fra dere. Dere er alltid hyggelig, gir veldig god service og kommer kjapt på banen. Jeg vet ikke hva jeg skulle gjort uten deres hjelp – anbefaler Eplehjelp på det varmeste!

Charlotte Nagelgaard

Charlotte Nagelgaard

Daglig leder, Endringsportalen AS

Eplehjelp Bedrift er et konsulentselskap som hjelper Apple-baserte bedrifter med å få en enklere IT hverdag.

Vi ser på IT og teknologi som kilde til verdiskapning i bedriften, ved å jobbe helhetlig med opplæring, digitalisering og IT-drift. Dette skaper konkurransefortrinn for bedriften på sikt.

Har du spørsmål angående dette?